Questa è una delle attività più importanti della segreteria che molto spesso non viene fatta…
Ho notato che molti studi hanno ben chiare le uscite del mese, ma incontrano notevole difficoltà quando chiedo loro di inviarmi il previsionale degli incassi del mese.
Il motivo è che non hanno una procedura chiara e una visione, seguita da azioni pratiche, su come influenzare le entrate del mese.
Possiamo tranquillamente dire che la maggior parte degli studi subiscono gli incassi, ovvero il titolare è focalizzato sull’eseguito e scopre a fine mese quanto hanno incassato e, quindi, se hanno vinto o hanno perso.
Non avere un previsionale di incasso, significa anche non avere un obiettivo di incasso mensile con controllo settimanale di come stanno andando le cose. Oppure, si ha l’obiettivo ma non si sa come raggiungerlo.
Le attività che vi sto per indicare, rientrano nel mansionario della segreteria e sono attività chiave per impostare la crescita dello studio.
PROCEDURA PER LA SEGRETERIA
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Ogni singolo appuntamento segnato in agenda deve evidenziare anche il relativo incasso, calcolato in base al preventivo accettato e il piano di pagamenti concordato. Per le prestazioni dei piani di trattamento, si fa una stima insieme al titolare.
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I pazienti devono essere stati preventivamente informati, al momento della presa appuntamento dell’importo da pagare. A seconda dell’affidabilità del paziente, lo si ricorda anche in fase di richiamo di conferma (telefonata o messaggio).
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A fine giornata la segretaria verifica lo scostamento tra gli incassi preventivati e quelli effettivi, accertandosi che non ci siano insoluti.
Questa procedura consente di fare un previsionale di incasso del mese (da quanto partiamo di già fissato in agenda e quanto dobbiamo fare) e una verifica settimanale tra preventivato settimana e consuntivo.
Fatto questo primo passaggio, si può iniziare col fissare degli obiettivi mensili, mantenendo sempre con verifica settimanale che consente di correggere la mira. Stabilito l’obiettivo si crea il piano d’azioni, ovvero cosa faremo di concreto per centrare quanto stabilito.
Di fatto, la corretta gestione dell’agenda deve tener conto delle esigenze cliniche dei pazienti e degli obiettivi di incasso dello studio. Da questo mix nasce la programmazione mensile degli appuntamenti.
L’obiettivo di questa attività è di tenere sempre sotto controllo i pagamenti e superare le previsioni centrando gli obiettivi di crescita dello studio.
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