Delega Efficace: Guida Pratica in 5 Passi

Se vuoi realmente crescere in modo duraturo nel tempo, devi imparare a delegare efficacemente sapendo evitare l’effetto boomerang che probabilmente già conosci.

Usa la neocorteccia (uno dei tuoi tre cervelli) e rispondi logicamente a queste due domande:

• Potrai far espandere il tuo business facendo sempre tutto da solo?
• Vuoi veramente lavorare oltre 12 ore al giorno fino a scoppiare?

Se la risposta è “No” allora preparati a delegare.

La delega è una competenza vitale per imprenditori e manager, ma è anche l’attività dove si commettono più errori. Non è una questione di buona volontà, tu molto probabilmente non vedi l’ora di non doverti più occupare in prima persona di alcune questioni, il fatto è che ci hai provato tante volte per poi vederti sempre rimbalzare addosso gli stessi problemi.

Ottenere cose fatte dagli altri attraverso la delega è una delle Big Skills dell’imprenditore che guida un business ad alte prestazioni.

Questo articolo ti aiuta a comprendere quali sono gli errori tipici che commetti e non vedi (e che quindi ripeti a ogni tentativo di delega), e qual è la procedura in 5 passi per delegare in modo efficace e duraturo nel tempo.

3 ERRORI CHE GENERANO L’EFFETTO BOOMERANG

1. Il confronto con te: nel passare compiti ad altri, ammesso che tu stia usando il metodo corretto, tenderai istintivamente a confrontare le azioni dell’altro con quello che avresti fatto tu. Questo impulso nasce dall’esigenza di avere controllo e scatta inesorabilmente quando i risultati non sono quelli che ti aspettavi, cosa che all’inizio della delega sarà molto probabile che accada. Non sapendo come gestire questa situazione, tenderai a dare indicazioni su indicazioni deresponsabilizzando la persona e relegandola a mera esecutrice di una mansione. In più, la tua iniziale fiducia tenderà a crollare. La persona avvertirà inconsciamente quanto sta accadendo e tenderà a non prendere più l’iniziativa, chiederà sempre a te conferma e tu resterai il vero responsabile di quella mansione. L’effetto boomerang ha fatto il suo gioco. Lo so anche io, sei il migliore in quel compito, ma delegare efficacemente ti consentirà di fare altro, ricordatelo.
2. Aspettarti che arrivino volontari: difficilmente i collaboratori si faranno avanti nel chiederti di delegare loro attività e responsabilità che consentano di liberare il tuo tempo, dimentica una cosa del genere perché accade molto raramente. Se vivi con questa aspettativa, probabilmente resterai deluso e il rischio sarà quello di pensare di non avere persone capaci di prendersi delle responsabilità. Qui il boomerang non lo hai fatto neppure partire. Scegliere le persone a cui delegare è una tua responsabilità che fa parte del rischio imprenditoriale.
3. Dare l’esempio negativo e non accorgertene: spesso l’imprenditore è l’eroe che dimostra che le cose si possono fare rimboccandosi le maniche e senza chiedere aiuto a nessuno, peccato che le persone più capaci ti osservano e ti imitano. Quindi, se hai responsabili potenzialmente capaci che però si comportano da super-collaboratori e non riescono a gestire efficacemente un gruppo, guardati allo specchio e chiediti tu che esempio stai dando loro. I tuoi collaboratori di maggior valore sono spesso lo specchio operativo di quello che fai tu. Il boomerang è partito, è tornato indietro, ma non te ne sei nemmeno accorto. Come gestisci tu la delega? Cosa fai quando le persone sbagliano? Le stai direzionando o le stai formando?

Ok, ti ho mostrato chiaramente dove stai commettendo errori, e adesso ti dirò quali sono i passi da seguire per risolvere una volta per tutte. Tuttavia, è corretto che ti dica che saperlo non basta. Infatti, la maggior parte degli imprenditori che si rivolgono a me per una consulenza strategica, è per essere aiutati nel personalizzare quanto ti sto per dire affinché possa essere messo in pratica in modo efficace e duraturo all’interno delle loro aziende. La parte difficile non è sapere cosa fare, ma riuscire a farlo.

5 PASSI DELLA DELEGA EFFICACE SENZA L’EFFETTO BOOMERANG

In oltre 26 anni di business, di cui 16 come business coach e business strategy specialist, ho letto e sentito di tutto e di più sul concetto di delega, ma i punti che realmente escono dalla teoria e funzionano sono i seguenti 5:

1. Chiarezza
2. Metodo
3. Coinvolgimento
4. Allenamento
5. Standard 

Vediamoli nel dettaglio uno per uno.

1 CHIAREZZA

La delega va considerata come un mezzo che consente a te imprenditore di poterti dedicare a quelle attività di maggior valore che generano espansione e salti di livello del business. Stiamo parlando di avere chiara la strategia al cui interno si colloca lo strumento della delega.

Immagina di dover comporre un puzzle, quanto più hai chiara l’immagine finale tanto più efficaci saranno le tue mosse. L’immagine finale del puzzle è la tua visione imprenditoriale che determina la strategia, la delega è rappresentata da alcune tessere del puzzle che completano un’area dell’immagine finale.

Un ottimo lavoro sulla chiarezza, porta a scoprire anche il vero perché della delega. Mi spiego meglio, se hai rinunciato a delegare a causa dei fallimenti passati e ti trovi ad essere ancora in piena operatività piuttosto che su strategia, è dovuto al fatto che il tuo perché era debole e probabilmente falso. Quando hai un perché forte, non c’è fallimento che tenga: tu continuerai a cercare la strada del successo nella delega.

Il vero perché è quella forte spinta motivazionale che ti porta a superare qualsiasi difficoltà pur di arrivare a realizzare ciò che desideri. Pensaci un attimo, è ciò che spesso ti ha guidato inconsapevolmente nel centrare grandi obiettivi.

La chiarezza sul vero perché è il primo passo fondamentale per decidere di risolvere una volta per tutte, altrimenti ti arrenderai difronte alle prime difficoltà scambiandole per inizio di un ennesimo fallimento o difronte all’investimento economico necessario per essere aiutato.

• Qual è il tuo progetto?
• Quali attività e responsabilità devi delegare o far funzionare come delega?
• Perché è così importante che tu riesca a rendere autonome le persone delegate?
• Cosa accadrebbe se non riuscissi a delegare efficacemente?
• Come questo rallenterebbe o bloccherebbe il tuo progetto?
• Qual è il tuo vero perché nella delega?

Sappi che per esperienza, i primi perché non sono quelli veri ma di superficie e quindi deboli. Chiamo l’attività sul vero perché attività di scavo. È come scendere nella miniera del tuo significato interiore per scoprire la vena d’oro che ti farà realmente arricchire rendendoti inarrestabile.

2 METODO

Questo punto rappresenta altre tessere del tuo puzzle strategico. Per fare funzionare la delega, oltre a un vero perché, devi sapere esattamente come funziona il processo di delega. Ovvero, avere un piano d’azione specifico che ti conduca dal punto A (di affanno, probabilmente emozione in cui ti ritrovi spesso) al punto D (di delega, situazione in cui vorresti trovarti).

Il processo di delega è composto da 9 fasi che ho rappresentato nello schema che vedi qui sotto. Ti dirò in sintesi di cosa si tratta ed a quale fase fare maggiore attenzione perché è dove fallisce l’80% dei tentativi fai da te.

1. Definire l’attività: è la fase in cui si crea la strategia di delega e il piano operativo. L’imprenditore o manager, deve aver chiaro lui per primo lo schema del ruolo (risultato finale di valore, macro azioni ad alto impatto sul risultato, profiling ideale di chi svolge il ruolo, competenze tecniche e comportamentali necessarie, benefici e difficoltà del ruolo, ecc.). Il fallimento su questo punto deriva dall’avere un’idea vaga o superficiale o incompleta di cosa serve per avere successo nel ruolo delegato. Come dire: chi mal comincia è a metà del fallimento!
2. Selezionare un team o un singolo collaboratore: è la fase in cui si individuano i potenziali responsabili. Spesso l’errore tipico è scegliere il miglior giocatore e metterlo come allenatore credendo che sia la scelta migliore. A volte va bene, ma quando va male occorre gestire con molta delicatezza l’errore fatto per evitare di perdere con l’allenatore anche il miglior giocatore di un tempo.
3. Valutare competenze tecniche e comportamentali: in questa fase si commettono due errori micidiali. Il primo è non considerare che il collaboratore capace dovrà svolgere un nuovo ruolo in cui, attualmente senza la giusta preparazione, probabilmente fallirà. La valutazione riguarda le nuove competenze che il collaboratore (giocatore) dovrà acquisire per svolgere efficacemente il nuovo ruolo di responsabile (allenatore), e qui in molti ci arrivano. Ma il secondo errore micidiale è non considerare la parte comportamentale che incide per l’80%  sul successo finale e non utilizzare gli strumenti di analisi attitudinale e del potenziale. Spesso si scopre l’errore a distanza di tempo quando la frittata è fatta.
4. Spiegare il ruolo e le aspettative: anche questa fase, come la prima, è scientifica. Devi sapere esattamente quali corde emotive muovere per coinvolgere il collaboratore, devi informarlo di come funziona il ciclo del cambiamento (prima fase euforia, seconda fase scoraggiamento, come evitare il fallimento e guidare la ripresa che porta al successo), devi dichiarare le reciproche aspettative per evitare delusioni ad effetto boomerang.
5. Specificare le azioni del piano di delega: se la fase 4 è ben svolta, avrai una persona motivata e consapevole del mazzo che l’aspetta ma sarà anche pronta al mettersi in azione. Qui è dove si concorda cosa fare e come farlo, quali sono le azioni ad alto impatto sui risultai, facile se hai fatto bene la fase 1.
6. Concordare le risorse a disposizione: la persona a cui deleghi deve sapere cosa potrà utilizzare in termini di risorse (persone, spazi, mezzi, prodotti, ecc.) per avere successo nel suo ruolo. Anche qui, semplice se le fasi prima sono state svolte bene.
7. Concordare i tempi e le scadenze: altra fase operativa dove non ci sono particolari difficoltà se si è fatta chiarezza in precedenza.
8. Allenamento e verifiche: e qui abbiamo un’altro campo minato a rischio fallimento. Spesso l’imprenditore non ha un metodo chiaro e testato per allenare il futuro responsabile, fa in base a quello che crede sia giusto e spesso sbaglia (delegante fai da te, no metodo, ahi ahi ahi). Ok, non te la prendere, sei bravissimo in tante cose ma in altre toppi di brutto e la conferma è sempre nei risultati o meno che ottieni. Se non riesci a delegare senza l’effetto boomerang, significa che la maggior parte delle tue idee ed abitudini sulla delega non funzionano, il problema è che da solo non te ne accorgi perché sono ormai automatismi che metti in campo da anni. Anche questo è fare chiarezza.
9. Fornire feedback oggettivi: so and so (così così) direbbero i miei amici americani. Probabilmente hai messo degli indicatori numerici che consentano di misurare la performance, ma probabilmente l’hai messi solo sul risultato finale (ecco il motivo del mio so and so). Il risultato è l’effetto finale e, se non misuri anche le macro azioni (cause) necessarie per arrivarci, non saprai dove intervenire in caso di necessaria correzione. Quindi, farai fatica nel fornire feedback utili e realmente oggettivi. Potrai solo dire hai vito o hai perso, ma questo non è un buon feedback di crescita. Cosa lo ha fatto vincere e cosa lo ha fatto momentaneamente perdere? Quali azioni consolidare e quali migliorare? Su cosa deve allenarsi ancora?

3 COINVOLGIMENTO

In molti si chiedono perché il coinvolgimento delle persone a cui si è scelto di delegare arriva come terzo punto e non come secondo. Il motivo è semplice, l’80% del mio lavoro nel facilitare la delega efficace è con l’imprenditore perché dovrà essere lui il vero allenatore e formatore della sua azienda. Differentemente, creerei dipendenza e, quindi, avrei sbagliato mestiere.

Piccolo consiglio: se hai professionisti che si sostituiscono a te, per quanto piacevole possa essere perché implica un tuo minore sforzo, licenziali! Oppure restane dipendente a vita…

Se sei pronto a farti un gran mazzo per essere tu autonomo nel dirigere il management della tua azienda, allora possiamo lavorare insieme. In caso contrario, ci sono tanti consulenti zerbini a basso prezzo pronti a seguirti per anni in cambio di soldi sicuri.

Chiarito questo doveroso aspetto, andiamo avanti.

Probabilmente sai che sono un fautore del: tratta gli altri per come loro vogliono essere trattati.

Ciò significa che per coinvolgere le persone, devi conoscere profondamente le persone, parlare con loro e sapere come funzionano i comportamenti umani. La reale motivazione, il voglio invece che il devo, si accende quando la persona comprende che il tuo progetto abbraccia il suo. Il coinvolgimento scatta quando si convince profondamente che aiutare te significa aiutare anche se stesso.

La fase del coinvolgimento è una vera e propria negoziazione win win. Il collaboratore e futuro responsabile deve arrivare a desiderare lo stesso tuo obiettivo di delega. Questa è la fase cruciale in cui il tuo vero perché incontra il suo vero perché. Sbagliare questo passaggio di coinvolgimento, significa vedere la persona mollare difronte ai primi inesorabili fallimenti (per lui, essere allenatore, è un gioco nuovo con nuove regole) e virare inconsciamente verso quello che sa fare bene (il calciatore).

4 ALLENAMENTO

Hai mai sentito la frase: il vero leader è quello che crea altri leader?

Quello che devi fare in questa fase è insegnare come si fa a diventare allenatori dando l’esempio del come stai facendo tu con lui. L’unica differenza è che tu stai mettendo in campo una delega di responsabilità, mentre lui metterà in campo una delega di operatività. Ovvero, tu passi la funzione di gestire un’area mentre lui dovrà ottenere cose fatte da altri invece che farle in prima persona come ha sempre fatto.

L’ultima frase che hai letto, dovrebbe accenderti la lampadina del perché parto da te ed insisto nel tuo cambiamento come prima cosa. Il tuo collaboratore ha sempre fatto le cose in prima persona, così come tu le hai sempre gestite in prima persona. Se vuoi che le cose cambino, prima di tutti devi cambiare tu!

Anche per questa fase, c’è un metodo ben preciso per allenare una persona nel diventare autonoma in un nuovo ruolo. Si passa dall’affiancamento attivo (tu fai, lei osserva) all’affiancamento passivo (tu osservi, lei fa). Scoprirai che per alcune attività puoi partire direttamente dall’affiancamento passivo, mentre per altre ci sarà bisogno anche di allenare la persona con situazioni simulate per preparala al meglio.

Questo è un punto bellissimo, perché è dove crescete entrambi anche se su attività diverse. Insegnare è sempre un ottimo metodo per mettere alla prova ciò che sai fare e consolidarlo. Apprendere dal tuo esempio, sarà un modo per consolidare la tua leadership e far nascere la sua con gli altri collaboratori. Però è anche una fase in cui si fanno molti errori, soprattutto quando le cose non vanno come dovrebbero andare. La gestione dei momenti di difficoltà sono i veri punti di svolta che separano il successo dal fallimento.

5 STANDARD

Questa è una fase che spesso si salta, ma è fondamentale per i risultati a lungo termine. Quando arrivano i risultati e la delega funziona (finalmente), si tende a mollare la presa credendo che il peggio sia passato. Non è così, occorre fare in modo che i nuovi automatismi del ruolo delegato funzionino davvero bene come nuove abitudini, devono diventare uno standard esecutivo.

Se ciò non accade, alla lunga, i risultati tenderanno a peggiorare e tu ti ritroverai costretto a dover intervenire nuovamente in una delega che sembrava fatta. Sarebbe come mollare la presa alla prima pepita d’oro.

L’ultimo tassello del puzzle sta proprio qui: fare in modo che tutto il lavoro fatto nei punti da 1 a 4 diventi il nuovo standard esecutivo del ruolo delegato. Tutte le azioni di successo, andranno a creare quello che sarà il manuale operativo della funzione che hai appena creato. Sarà la versione definitiva della bozza creata da te nel punto 2, condivisa nel punto 3 ed utilizzata nel punto 4.

Solo quando i risultati diventano uno standard di valore (in termini qualitativi e quantitativi del ruolo) potrai dire di aver creato un responsabile. Il tempo? Almeno tre mesi di seguito di risultati all’altezza dello standard precedentemente definito in fase di aspettative.

Per standard intendo un modello di riferimento a cui ci si uniforma ed i risultati oggettivi (quantitativi e qualitativi) ci dicono se quello standard è attivo o meno. Inoltre, questo passaggio  è quello che ti consente di verificare a distanza il reale funzionamento dell’area o del ruolo delegato. Una volta che lo standard è definito ed applicato per almeno tre mesi di fila, allora potrai applicare quella che chiamo fiducia verificata: verifichi a distanza i numeri dell’area (obiettivi, sotto obiettivi e macro azioni ad alto impatto) e intervieni solo se ci sono problemi o per dare apprezzamento per l’ottimo lavoro svolto.

Ricordati, che il tuo intervento servirà solamente per riportare il nuovo responsabili nella sua area di responsabilità facendo  trovare a lui (o al massimo insieme) le soluzioni per i numeri che sono sotto lo standard. A questo punto, il tuo ruolo sarà quello di continuare a far crescere le persone così da dedicare sempre più tempo alle attività importanti di espansione aziendale.

CONCLUSIONI

Hai compreso quali sono i classici errori, ma anche quelli meno conosciuti. Hai appreso i 5 passi per una delega efficace senza l’effetto boomerang, scoprendo molto probabilmente alcuni aspetti della delega che non conoscevi. Hai scoperto il tuo vero ruolo di allenatore che dà l’esempio e forma nuovi allenatori all’interno del suo team.

Tuttavia, la sola conoscenza di tutti questi passaggi non basta. È la personalizzazione al tuo sistema aziendale e l’applicazione la vera bestia nera di ogni imprenditore.

Scrivimi QUI se hai domande o vuoi comprendere come avere il mio supporto.